मेल मर्ज का उपयोग कैसे करें ?Mail Merge कैसे बनाये ?

 Mail Merge, अधिकांश डेटा प्रोसेसिंग ऐप्‍लीकेशन के भीतर एक फीचर होता है, जिससे यूजर्स एक ही डयॉक्‍युमेंट या लेटर को कई लोगों को भेज सकते हैं।इसमें आप अपने डयॉक्‍युमेंट को एक ऐसे डेटाबेस से कनेक्‍ट करते हैं, जिसमें प्राप्तकर्ता का नाम, एड्रेस और अन्य जानकारी शामिल होती है।सरल शब्दों में, मेल मर्ज एक फॉर्म लेटर से मास मेलिंग के लिए पर्सनल लेटर या एनवलप या मेलिंग लेबल बनाने की प्रोसेस है।उदाहरण के लिए आपने एक लेटर लिखा हैं जिसे आपको एक ही बार में कई लोगों को भेजना हैं। तो आप इस लेटर को कॉपी-पेस्‍ट कर उनमें अलग-अलग नाम और एड्रेस एड करने जाएंगे तो आपका काफी समय खर्च हो जाएगा।ऐसे समय आप एक डेटाबेस बना सकते हैं, जिसमें सभी प्राप्‍तकर्ता के नाम, एड्रेस और अन्य जानकारी शामिल होगी। आमतौर पर यह डेटाबेस कि फ़ाइल एक्‍सेल या एक्‍सेस कि होती हैं।इस डेटाबेस को आप अपने लेटर डयॉक्‍युमेंट के साथ कनेक्‍ट करते हैं, फिर आप डेटाबेस के फ़ील्ड्स को इस लेटर में इन्‍सर्ट करते हैं। इसके बाद मेल मर्ज डेटाबेस में शामिल रिकॉर्ड के आधार पर लेटर कि उतनी कॉपी बनाता हैं और इनमें एक-एक नाम, एड्रेस या अन्य जानकारी को शामिल करता हैं।मेल मर्ज, मुख्य रूप से कस्‍टमर्स, सब्सक्राइबर्स या सामान्य व्यक्तियों को बल्‍क में मेल भेजने की प्रोसेस को आटोमेटिक करता है।

मेलिंग लिस्‍ट आपके डेटा का सोर्स है। यह एक एक्सेल स्प्रैडशीट, आउटलुक डिरेक्‍टरी, एक एक्सेस डाटाबेस या ऑफिस एड्रेस कि लिस्‍ट हो सकती है।इस डेटाबेस में वह रिकॉर्ड शामिल होते हैं, जिन्हें आपको अपने लेटर में इम्‍पोर्ट करना हैं।यदि आपके पास मेलिंग लिस्‍ट नहीं है, तो आप मेल मर्ज के दौरान इसे बना सकते हैं।इससे पहले कि आप मेल मर्ज प्रोसेस को शुरू करें, अपने सभी डेटा रिकॉर्ड को इस डेटाबेस में भरें।यहां मैंने एक्सेल में एक डाटाबेस लिस्‍ट बनाई है, जो कि मेरे सब्सक्राइबर्स के लिए भेजे जाने वाले एक लेटर के लिए है-

Mail Merge Steps In Ms Word In Hindi:

Start Mail Merge Wizard:

अब नए वर्ड फ़ाइल में अपना लेटर टाइप करें या पहले से ही लेटर टाइप किया हैं, तो उस फ़ाइल को ओपन करें।

अब Mailings टैब से, Start Mail Merge कमांड पर क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से Step by Step Mail Merge Wizard को सिलेक्‍ट करें।

अब Mail Merge Wizard वर्ड डयॉक्‍युमेंट के राइट साइड में स्‍टार्ट होगी। इस मेल मर्ज विज़ार्ड में छह मुख्य स्‍टेप्‍स हैं, जिन्हें आपको पूरा करना हैं।

तो अब हम इन स्‍टेप्‍स को एक उदाहरण से समझते हैं।

Step 1:

मेल मर्ज के लिए आप किस प्रकार के डयॉक्‍युमेंट को बनाना चाहते हैं वह चुने। इस उदाहरण में, मैंने Letter को सिलेक्‍ट किया हैंI फिर Next: Starting document पर क्लिक करें।

स्‍टेप 2:

जैसा कि हमने पहले ही लेटर टाइप कर फ़ाइल को सेव किया था, तो यहां पर Use the current document को सिलेक्‍ट करें। फिर Next: Select recipients पर क्लिक करें।

स्‍टेप 3:

अब आपको एक एड्रेस लिस्ट की आवश्यकता होगी ताकि वर्ड आटोमेटिकली प्रत्येक एड्रेस को डयॉक्‍युमेंट में एड कर सके।

यदि आपने पहले ही अपनी डेटाबेस फाइल नहीं बनाई हैं, तो Type a new list ऑप्‍शन को सिलेक्‍ट करें। लेकिन यहां पर एक्‍सेल फ़ाइल में हमने हमारी लिस्‍ट को सेव किया था। इसलिए यहां पर हम Use an existing list को सिलेक्‍ट करेंगे।

इसके बाद Browse बटन को क्लिक कर उस फ़ाइल को सिलेक्‍ट करें।

अपनी फ़ाइल ढूंढें और Open पर क्लिक करें।

अगर एड्रेस लिस्‍ट Excel वर्कबुक में है, तो वह वर्कशीट को सिलेक्‍ट करें जिसमें लिस्‍ट हैं, और OK पर क्लिक करें।

Mail Merge Recipients डाइलॉग बॉक्‍स में, आप कौनसे recipients को शामिल करना चाहते हैं, वह प्रत्येक बॉक्स को चेक या अनचेक कर कंट्रोल कर सकते हैं।

डिफ़ॉल्ट रूप से, सभी रिसिपिएंट सिलेक्‍ट होते हैं। जब आप यह कर लें, तो OK पर क्लिक करें।

मेल मर्ज टास्‍क पेन से, अगले स्‍टेप पर जाने के लिए Next: Write your letter पर क्लिक करें।

स्‍टेप 4:

अब आप अपना लेटर लिखने के लिए तैयार हैं। जब यह प्रिंट होता है, तो इस लेटर की प्रत्येक कॉपी मूल रूप से एक ही होगी; केवल प्राप्तकर्ता का डेटा (जैसे Name और Address) अलग-अलग होंगे। इसके लिए अपने लेटर में प्राप्तकर्ता के लिए प्लेसहोल्डर एड करने की आवश्यकता होगी।

 

प्राप्तकर्ता के डेटा को एड करने के लिए:

डयॉक्‍युमेंट में उस जगह पर कर्सर को रखें, जहां पर आप डयॉक्‍युमेंट में यह इनफॉर्मेशन चाहते हैं।

चार प्लेसहोल्डर ऑप्‍शन में से कोई एक चुनें: Address block, Greeting line, Electronic postage, या More items। यहां पर More Items.. पर क्लिक करें।

आपके सिलेक्‍शन के आधार पर, एक डायलॉग बॉक्स विभिन्न ऑप्‍शन के साथ दिखाई दे सकता है। इच्छित ऑप्‍शन को सिलेक्‍ट करें और OK पर क्लिक करें।

अब जहां पर आपने कर्सर रखा था, उस जगह पर एक प्लेसहोल्डर आपके डयॉक्‍युमेंट में दिखाई देगा (उदाहरण के लिए, «Name»)

इस स्‍टेप को उन सभी जगह पर कर्सर रखकर रिपिट करें, जहां पर आपको डेटाबेस के डेटा रिकॉर्ड कि इनफॉर्मेशन चाहिए।

जब आप यह कर लेंगे, तो अगले स्‍टेप पर जाने के लिए Next: Preview your letters पर क्लिक करें।

अब Next: Complete the merge पर क्लिक करें।

स्‍टेप 6:

अब आप Print पर क्लिक करके सभी या सिलेक्‍ट किए गए लेटर्स को आप प्रिंट कर सकते हैं या Edit Individual letters ऑप्‍शन पर क्लिक कर आप सभी लेटर्स को अलग-अलग देख सकते हैं।

Thank You-Ankesh